DataCycle Reporting permite el envío por correo electrónico de los informes.
Además, podemos utilizar estas tareas para enviar contenidos distintos a los informes generados con DCR. Por ejemplo: cartas, contenido con imágenes, documentos corportativos, etc.
DataCycle Reporting cuenta con dos funcionalidades para el envío por correo:
1. Desde la ventana del proceso de generación del informe, habilitando la opción Enviar mensaje por correo electrónico
2. Desde la lista de tareas, crear una tarea de Enviar mensaje de correo(*). Esta tarea nos permitirá configuraciones adicionales no presentes en la primera opción.
(*)Esta tarea está disponible sólo para versiones empresariales Workgroup y Entrerprise.
A continuación presentamos varios ejemplos de cómo utilizar las funcionalidades de envío por correo electrónico en DataCycle Reporting.
Enviar un informe ejecutado por correo electrónico:
1. En el proceso de generación del informe habilitamos la opción Enviar mensaje por correo electrónico.
2. Seleccionar el perfil de correo a utilizar. El perfil de correo debe estar previamente configurado por el administrador de la herramienta.
3. Añadir los destinatarios del correo usando la opción Añadir o Añadir desde la libreta de direcciones.
- Si estamos configurando un informe múltiple personalizado, podemos añadir el correo electrónico desde los campos de evaluación si la consulta de evaluación los tiene disponibles.
- Si tenemos configurado el correo electrónico del usuario conectado a DCR podemos utilizarlo desde parámetros de contexto de usuario.
4. Definir el título y asunto del mensaje. Podemos utilizar cualquier parámetro disponible para personalizar el correo.
5. Activar la opción Adjuntar el informe generado (Excel, Access o Zip)
Utilizar la libreta de direcciones de Outlook para insertar dirección de correo :
Si el perfil de correo seleccionado es de tipo MAPI (MS Outlook) al seleccionar Añadir desde libreta de direcciones tendremos disponibles los contactos del outlook.
Insertar una imagen o un texto con formato dentro del correo enviado :
Podemos utilizar la tarea de Enviar mensaje por correo electrónico para enviar un correo en formato HTML que permite, entre otras cosas, insertar una imagen.
1. En el proceso de generación del informe crear una nueva tarea de Enviar mensaje por correo electrónico.
2. En la pestaña Mensaje: Definir el título y asunto del mensaje. Podemos utilizar cualquier parámetro disponible para personalizar el correo.
2.1 En el cuerpo del mensaje colocamos el código HTML que nos genere el correo con formatos. El siguiente ejemplo inserta una imagen desde un directorio en el equipo.
3. En la pestaña Destinatarios: Añadir los destinatarios del correo usando la opción Añadir o Añadir desde la libreta de direcciones.
- Si estamos configurando un informe múltiple personalizado, podemos añadir el correo electrónico desde los campos de evaluación si la consulta de evaluación los tiene disponibles.
- Si tenemos configurado el correo electrónico del usuario conectado a DCR podemos utilizarlo desde parámetros de contexto de usuario.
4. En la pestaña Ficheros Adjuntos: Si queremos enviar adjuntos activar la opción Adjuntar el informe generado (Excel, Access) o seleccionar la ruta del fichero a enviar.
5. En la pestaña Configuración:
5.1 Seleccionar el perfil de correo
5.2 Definir el formato del mensaje como HTML
5.3 Dependiendo del perfil de correo seleccionado, es posible que nos solicite otros datos.
Enviar el contenido de una hoja de Excel o el resultado de una consulta:
Si solo queremos enviar el contenido de una o varias celdas de Excel en un correo, definimos el Excel como origen de datos de nuestro proyecto y utilizamos un informe compuesto múltiple personalizado para enviarlo.
También podemos utilizar el mismo procedimiento para enviar una fila de datos del resultado de una consulta.
En caso que el contenido que queramos enviar esté en una consulta de DCR vamos al paso 3 directamente.
1. Creamos un nuevo origen de datos de tipo Excel con el fichero del contenido a enviar.
2. Desarrollamos una consulta que obtenga los datos de ese fichero.
3. Creamos un proceso Compuesto, seleccionando el tipo Múltiple personalizado (en caso de querer enviar más de un correo) o Informe condicional (en caso de querer enviar solo un correo)
4. Indicamos la consulta que hemos creado previamente como la consulta de evaluación/consulta condicional. De esta forma tenemos como parámetros en Campos de evaluación aquellos campos que hayamos seleccionado en la consulta.
5. Insertamos una tarea de enviar mensaje de correo y configuramos el envío utilizando los campos de evaluación.
El envío por correo está disponible en nuestras ediciones Composer, Workgroup y Entrerprise.
La tarea enviar mensaje de correo, el informe múltiple personalizado, condicional y compuesto están disponibles en nuestras ediciones Empresariales Workgroup y Entrerprise.
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